Khi báo giá, đơn hàng và tồn kho phụ thuộc vào nhiều tệp tin rời rạc và trí nhớ của vài người, vấn đề không còn là công nghệ thông tin nữa: đó là cách vận hành của doanh nghiệp. Một hệ thống ERP theo yêu cầu không sao chép một phần mềm lớn: đó là một công cụ đơn giản, chạy trên web và phù hợp với luồng công việc thực tế của bạn, từ báo giá đầu tiên đến khi giao hàng.
Trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ từ mười đến năm mươi người, việc vận hành có thể vẫn hiệu quả trong nhiều năm với một phần mềm hóa đơn, vài bảng tính và những thói quen đã được thiết lập. Mỗi người biết tìm thông tin ở đâu, gọi ai và cách giải quyết một đơn hàng bị tắc nghẽn. Rồi doanh nghiệp phát triển.
Một báo giá được soạn trong một tệp tin, lấy lại trong một tệp khác, rồi nhập lại vào phần mềm hóa đơn. Một đơn đặt hàng nhà cung cấp được theo dõi trong một bảng tính mà nhân viên kinh doanh không xem. Tồn kho lý thuyết không còn khớp với tồn kho thực tế. Một mã hàng đã thay đổi giá, nhưng bảng giá cũ vẫn còn lưu hành. Việc nhắc nhở khách hàng phụ thuộc vào một ghi chú được viết ở đâu đó. Và khi người nắm rõ cách vận hành vắng mặt, dường như một phần doanh nghiệp cũng đi nghỉ cùng họ.
Đây không nhất thiết là những vấn đề lớn riêng lẻ. Đó là những khoảng thời gian bị lãng phí, lỗi nhập liệu, thông tin mâu thuẫn và các quyết định được đưa ra với tầm nhìn không đầy đủ. Từ một khối lượng nhất định, những ma sát nhỏ này trở thành một chi phí vận hành thực sự.
Các hệ thống ERP tổng quát không phải là những công cụ tồi. Chúng được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu rộng lớn, trong các tổ chức có nguồn lực công nghệ thông tin, người quản lý dự án và những người có khả năng duy trì việc cấu hình. Vấn đề xuất hiện khi doanh nghiệp vừa và nhỏ phải điều chỉnh cách vận hành của mình theo phần mềm thay vì ngược lại.
Người ta bắt đầu bằng việc chọn các mô-đun, xác định quyền truy cập, cấu hình màn hình, nhập dữ liệu và đào tạo đội ngũ. Rồi phát hiện ra rằng quy trình thực tế không khớp hoàn toàn với cách vận hành đã dự kiến. Cần thêm ngoại lệ, bỏ qua một số bước, tạo các tệp song song hoặc yêu cầu nhân viên nhập cùng một thông tin nhiều lần. Chi phí không chỉ dừng lại ở phí bản quyền: nó bao gồm cấu hình, tích hợp, đào tạo, bảo trì và đôi khi cả phát triển đặc thù. Một số chức năng thiết yếu trở thành tùy chọn, mô-đun bổ sung hoặc dịch vụ tính phí riêng.
Kết quả có thể mang tính nghịch lý: một phần mềm rất đầy đủ, nhưng một doanh nghiệp vẫn tiếp tục dùng bảng tính vì nhanh hơn.
Một hệ thống ERP theo yêu cầu không có nghĩa là phát triển một phần mềm khác nhau cho mỗi nhân viên, với một chức năng cho mỗi ngoại lệ và một màn hình cho mỗi yêu cầu. Điều đó có nghĩa là xuất phát từ cách vận hành thực tế của doanh nghiệp và chỉ xây dựng những gì mang lại giá trị cụ thể.
Đối với một doanh nghiệp thương mại hoặc sản xuất vừa và nhỏ, phạm vi đầu tiên có thể rất đơn giản: báo giá, đơn hàng khách, đơn hàng nhà cung cấp, mặt hàng, tồn kho, giao hàng và nhắc nhở. Một cơ sở dữ liệu duy nhất kết nối các yếu tố này. Báo giá trở thành đơn hàng. Đơn hàng đặt trước hoặc kích hoạt việc mua hàng cần thiết. Việc nhận hàng cập nhật tồn kho. Việc giao hàng được chuẩn bị dựa trên thông tin đã có sẵn. Hóa đơn được tạo ra mà không cần nhập lại.
Người lãnh đạo nhìn thấy các đơn hàng đang xử lý, các đơn mua hàng sắp nhận, tồn kho sẵn có và các thương vụ cần hành động. Nhân viên kinh doanh tìm lại khách hàng và báo giá của mình. Xưởng sản xuất truy cập thông tin hữu ích từ máy tính hoặc điện thoại. Mục tiêu không phải là nhân lên các tính năng: đó là loại bỏ những đứt gãy giữa các bước.
Bước đầu tiên nghiêm túc là xem xét cách doanh nghiệp thực sự làm việc. Người ta theo dõi một báo giá từ khi tạo ra cho đến khi chuyển thành đơn hàng. Người ta quan sát cách các mặt hàng được tạo ra, cách giá được xác định, cách việc mua hàng được kích hoạt, cách tồn kho được theo dõi và cách giao hàng được chuẩn bị. Người ta cũng xem xét những cách "lách luật": các tệp cá nhân, việc nhập liệu hai lần, thông tin được lưu trong email hoặc những bước mà không ai dám thay đổi vì chúng dựa trên một thói quen lâu đời. Việc quan sát này cho phép phân biệt quy trình thực tế với quy trình được tưởng tượng.
Phiên bản đầu tiên của công cụ sau đó vẫn được giữ ở mức hạn chế một cách có chủ ý. Nó bao phủ một luồng công việc hữu ích, đủ đơn giản để có thể sử dụng nhanh chóng và tạo ra kết quả rõ ràng. Trong vài tuần, thường có thể có được một phiên bản vận hành đầu tiên trên một phạm vi được xác định rõ ràng. Sau đó cải thiện dần trong quá trình sử dụng: các đội ngũ dùng công cụ, báo cáo những gì còn thiếu, chỉ ra những gì làm chậm họ và đề xuất các cách đơn giản hóa. Phần mềm phát triển cùng doanh nghiệp, thay vì áp đặt ngay từ đầu một tổ chức cứng nhắc.
Một trong những lợi ích tức thời nhất đến từ việc loại bỏ nhập liệu hai lần. Một mặt hàng có mã, tên gọi, giá, đơn vị và nếu cần, các thông số kỹ thuật. Một khách hàng có thông tin liên hệ, điều kiện kinh doanh và lịch sử giao dịch. Những thông tin này được nhập một lần, rồi được tái sử dụng ở mọi nơi cần đến. Báo giá, phiếu đặt hàng, phiếu giao hàng và hóa đơn được tạo ra từ cùng một cơ sở dữ liệu. Các tài liệu vẫn giữ hình thức trình bày quen thuộc, nhưng nội dung không còn phụ thuộc vào việc sao chép thủ công nữa.
Đây cũng chính là điều cho phép xây dựng các bảng điều khiển đơn giản. Người lãnh đạo không cần đến năm mươi chỉ số. Họ cần biết những gì đã bán, những gì đã đặt hàng, những gì đã giao, những gì còn cần mua và những gì cần nhắc nhở. Một công cụ tốt không thay thế phán đoán của người lãnh đạo: nó giúp họ tránh mất thời gian tự tổng hợp lại thông tin.
Đối với một doanh nghiệp công nghiệp hoặc thương mại vừa và nhỏ, một hệ thống ERP chạy trên web mang lại một lợi thế quyết định: thông tin không còn gắn với một máy trạm hay một tệp cục bộ nữa. Nhân viên kinh doanh xem báo giá từ điện thoại của mình. Trưởng xưởng tìm lại một đơn hàng từ máy trạm của mình. Người lãnh đạo theo dõi hoạt động từ xa. Thông tin vẫn được tập trung hóa và có thể truy cập tùy theo quyền của mỗi người.
Điều đó không có nghĩa là phải áp đặt một ứng dụng di động phức tạp hoặc nhân lên các giao diện. Ngược lại, công cụ được điều chỉnh phù hợp với từng cách sử dụng: một người nhập một lần nhận hàng không cần thấy tất cả các chức năng quản lý kinh doanh; một nhân viên kinh doanh không cần điều hướng vào chi tiết sản xuất để tìm lại một mức giá. Vì vậy tính tùy chỉnh cũng liên quan đến sự đơn giản. Một giao diện rõ ràng, vài hành động được thiết kế tốt và các tài liệu được tạo tự động mang lại nhiều giá trị hơn một hệ thống rất đầy đủ nhưng khó sử dụng.
Một công cụ nghiệp vụ nhanh chóng trở nên không thể thiếu. Đó là một sức mạnh, nhưng cũng là một trách nhiệm. Dữ liệu phải được cấu trúc đúng ngay từ đầu: mã hàng, khách hàng, nhà cung cấp, giá, tồn kho và lịch sử. Việc sao lưu phải được dự trù, kiểm thử và bảo vệ. Quyền truy cập phải được kiểm soát. Và doanh nghiệp phải biết cách lấy lại dữ liệu của mình nếu thay đổi nhà cung cấp dịch vụ hoặc nếu người phát triển không còn khả dụng.
Sự phụ thuộc vào người phát triển là một rủi ro thực sự khi một công cụ được xây dựng mà không có tài liệu hướng dẫn. Vì vậy cần dự trù một kiến trúc dễ hiểu, các quy trình sao lưu, tài liệu tối thiểu và một cách vận hành không phụ thuộc vào một người duy nhất. Sự tùy chỉnh tốt không phải là một phần mềm bí ẩn mà chỉ người tạo ra nó mới có thể duy trì: đó là một công cụ phù hợp với doanh nghiệp, nhưng đủ có cấu trúc để phát triển theo thời gian.
Lợi ích không chỉ được đo bằng số lượt nhấp chuột tiết kiệm được. Nó được đo bằng số giờ nhập liệu bị loại bỏ, số lỗi được tránh, số đơn hàng được theo dõi tốt hơn, tồn kho đáng tin cậy hơn và những lần nhắc nhở không còn phụ thuộc vào trí nhớ của một nhân viên. Nó cũng được đo bằng khả năng của người lãnh đạo trong việc nhìn thấy hoạt động của mình mà không cần yêu cầu nhiều người tổng hợp lại tình hình cho họ.
Lợi ích quan trọng nhất thường là tính liên tục. Khi thông tin nằm trong công cụ thay vì trong đầu của một người, doanh nghiệp trở nên ít mong manh hơn. Nó có thể tuyển dụng, bàn giao, ủy quyền và phát triển mà không cần xây dựng lại cách vận hành ở mỗi giai đoạn.
Một hệ thống ERP theo yêu cầu không nhằm mục đích trao cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng những công cụ như một tập đoàn lớn. Nó phải mang lại cho họ một cách vận hành đơn giản hơn, đáng tin cậy hơn và dễ nhìn thấy hơn, trong khi tôn trọng cách họ thực sự làm việc. Đây chính là cách tiếp cận mà Atare đã áp dụng khi xây dựng loại công cụ này cho một doanh nghiệp thương mại thiết bị nông nghiệp, rồi cho chính nhu cầu của mình. Công cụ của chúng tôi →
Một nhà sản xuất công nghiệp không xây dựng tăng trưởng bằng cách chồng chất đại lý: họ xây dựng một thương hiệu mà các đại lý đó có lợi ích khi bảo vệ. Và khi doanh nghiệp cũng cung cấp hàng cho chính các đối thủ cạnh tranh trực tiếp, một thương hiệu sản phẩm riêng biệt trở thành công cụ phát triển kinh doanh thực sự.
Một lãnh đạo doanh nghiệp hiểu công ty mình quá rõ đến mức không còn nhìn thấy những gì một khách hàng mới phát hiện ra chỉ trong vài phút. Một cuộc kiểm toán hữu ích sẽ đi lại đúng hành trình đó: tìm kiếm doanh nghiệp, xem những gì doanh nghiệp thể hiện, so sánh với đối thủ cạnh tranh và thử liên hệ như một khách hàng tiềm năng thực sự.
Một dự án đầu tư công nghiệp tại Đông Nam Á không bắt đầu từ khu đất hay bản báo giá xây dựng. Nó bắt đầu từ sản phẩm, luồng vận hành và cách thức sản xuất. Thuê gia công, lắp ráp hay tự sản xuất: lựa chọn đúng đắn phải được đưa ra trước khi vẽ tường nhà, và những sai lầm ban đầu sẽ phải trả giá rất lâu sau khi vận hành.
Hãy trao đổi trực tiếp. Phản hồi trong vòng 48 giờ, tại Pháp, châu Á và trên toàn thế giới.