क्या आपकी SME को ERP की ज़रूरत है… या एक ऐसे उपकरण की जो आखिरकार उसी की तरह काम करे?

वह दिन जब कंपनी अपनी स्प्रेडशीट के लिए बहुत बड़ी हो जाती है

दस से पचास लोगों की एक SME में, बिलिंग सॉफ्टवेयर, कुछ स्प्रेडशीट और स्थापित आदतों के साथ काम वर्षों तक कुशल रह सकता है। हर कोई जानता है कि जानकारी कहाँ खोजनी है, किसे कॉल करना है और ऑर्डर कैसे रिलीज़ करना है। फिर कंपनी बढ़ती है।

एक अनुमान एक फाइल में तैयार होता है, दूसरी में फिर से लिया जाता है, फिर बिलिंग सॉफ्टवेयर में फिर से दर्ज किया जाता है। एक आपूर्तिकर्ता ऑर्डर एक स्प्रेडशीट में ट्रैक किया जाता है जिसे सेल्सपर्सन नहीं देखता। सैद्धांतिक स्टॉक अब वास्तविक स्टॉक से मेल नहीं खाता। एक संदर्भ की कीमत बदल गई है, लेकिन पुरानी दर अभी भी चल रही है। ग्राहक फॉलो-अप कहीं लिखे गए एक रिमाइंडर पर निर्भर करता है। और जब वह व्यक्ति जो काम को जानता है अनुपस्थित होता है, तो कंपनी का एक हिस्सा उसके साथ छुट्टी पर चला जाता प्रतीत होता है।

ये ज़रूरी नहीं कि बड़ी अलग-थलग समस्याएँ हों। ये समय की बर्बादी, दर्ज करने की गलतियाँ, विरोधाभासी जानकारी और अधूरी दृश्यता के साथ लिए गए निर्णय हैं। एक निश्चित मात्रा से आगे, ये छोटी रुकावटें एक वास्तविक परिचालन लागत बन जाती हैं।

एक बड़ा ERP अक्सर छोटी कंपनी में क्यों विफल होता है

सामान्य ERP बुरे उपकरण नहीं हैं। वे व्यापक ज़रूरतों को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, ऐसे संगठनों में जिनके पास IT संसाधन, प्रोजेक्ट मैनेजर और सेटिंग्स बनाए रखने में सक्षम लोग होते हैं। समस्या तब सामने आती है जब SME को सॉफ्टवेयर के बजाय अपने काम को सॉफ्टवेयर के अनुकूल बनाना पड़ता है।

शुरुआत मॉड्यूल चुनने, अधिकार तय करने, स्क्रीन सेट करने, डेटा आयात करने और टीमों को प्रशिक्षित करने से होती है। फिर पता चलता है कि वास्तविक प्रक्रिया नियोजित कार्यप्रणाली से बिल्कुल मेल नहीं खाती। अपवाद जोड़ने, कुछ चरणों को बायपास करने, समानांतर फाइलें बनाने या कर्मचारियों से एक ही जानकारी कई बार दर्ज करने के लिए कहना पड़ता है। लागत केवल लाइसेंस तक सीमित नहीं है: इसमें सेटिंग्स, इंटीग्रेशन, प्रशिक्षण, रखरखाव और कभी-कभी विशिष्ट विकास शामिल है। कुछ ज़रूरी कार्य विकल्प, अतिरिक्त मॉड्यूल या अलग से बिल किए गए सेवाओं में बदल जाते हैं।

परिणाम विरोधाभासी हो सकता है: एक बहुत पूर्ण सॉफ्टवेयर, लेकिन एक कंपनी जो अपनी स्प्रेडशीट का उपयोग जारी रखती है क्योंकि यह तेज़ है।

कस्टम समाधान को जटिल तंत्र नहीं बनना चाहिए

एक कस्टम ERP का मतलब यह नहीं है कि हर कर्मचारी के लिए एक अलग सॉफ्टवेयर विकसित किया जाए, हर अपवाद के लिए एक फ़ंक्शन और हर अनुरोध के लिए एक स्क्रीन के साथ। इसका मतलब है कि कंपनी के वास्तविक कामकाज से शुरुआत की जाए और केवल वही बनाया जाए जो ठोस मूल्य लाता है।

व्यापार या निर्माण करने वाली एक SME के लिए, पहला दायरा बहुत सरल हो सकता है: अनुमान, ग्राहक ऑर्डर, आपूर्तिकर्ता ऑर्डर, वस्तु, स्टॉक, डिलीवरी और फॉलो-अप। एक ही डेटाबेस इन तत्वों को जोड़ता है। अनुमान एक ऑर्डर बन जाता है। ऑर्डर आवश्यक खरीद को आरक्षित करता है या ट्रिगर करता है। प्राप्ति स्टॉक को अपडेट करती है। डिलीवरी पहले से दर्ज की गई जानकारी से तैयार की जाती है। इनवॉइस बिना दोबारा दर्ज किए बनाया जाता है।

प्रबंधक चल रहे ऑर्डर, प्राप्त होने वाली खरीद, उपलब्ध स्टॉक और कार्रवाई की ज़रूरत वाले सौदे देखता है। सेल्सपर्सन अपने ग्राहकों और अनुमानों को फिर से पाता है। वर्कशॉप कंप्यूटर या फोन से उपयोगी जानकारी तक पहुँचती है। लक्ष्य फीचर्स को कई गुना बढ़ाना नहीं है: यह चरणों के बीच की रुकावटों को हटाना है।

एक तरीका जो सेट करने से नहीं, देखने से शुरू होता है

पहला गंभीर कदम यह देखना है कि कंपनी वास्तव में कैसे काम करती है। एक अनुमान को उसके निर्माण से लेकर ऑर्डर में बदलने तक ट्रैक किया जाता है। यह देखा जाता है कि वस्तुएँ कैसे बनाई जाती हैं, कीमतें कैसे तय की जाती हैं, खरीद कैसे ट्रिगर होती है, स्टॉक कैसे ट्रैक होता है और डिलीवरी कैसे तैयार की जाती है। इसमें बायपास भी देखे जाते हैं: व्यक्तिगत फाइलें, दोहरी प्रविष्टियाँ, ईमेल में रखी गई जानकारी या ऐसे चरण जिन्हें कोई बदलने की हिम्मत नहीं करता क्योंकि वे एक पुरानी आदत पर टिके हैं। यह अवलोकन वास्तविक प्रक्रिया को कल्पित प्रक्रिया से अलग करने की अनुमति देता है।

उपकरण का पहला संस्करण फिर जानबूझकर सीमित रहता है। यह एक उपयोगी प्रवाह को कवर करता है, इसे जल्दी उपयोग करने के लिए पर्याप्त सरल है और यह दिखाई देने वाले परिणाम देता है। कुछ ही हफ्तों में, एक अच्छी तरह से परिभाषित दायरे पर एक पहला परिचालन संस्करण उपलब्ध होना अक्सर संभव होता है। फिर उपयोग के साथ सुधार किया जाता है: टीमें उपकरण का उपयोग करती हैं, जो कमी है उसकी सूचना देती हैं, जो उन्हें धीमा करता है उसे दिखाती हैं और सरलीकरण का सुझाव देती हैं। सॉफ्टवेयर कंपनी के साथ विकसित होता है, बजाय इसके कि शुरू से एक स्थिर संगठन थोपे।

दस्तावेज़ उसी जानकारी से बनने चाहिए

सबसे तत्काल लाभों में से एक दोहरी प्रविष्टि हटाने से आता है। एक वस्तु का एक संदर्भ, एक नाम, एक कीमत, एक इकाई और, ज़रूरत पड़ने पर, तकनीकी विशेषताएँ होती हैं। एक ग्राहक की अपनी संपर्क जानकारी, अपनी व्यावसायिक शर्तें और अपना इतिहास होता है। यह जानकारी एक बार दर्ज की जाती है, फिर जहाँ भी ज़रूरत हो वहाँ फिर से उपयोग की जाती है। अनुमान, ऑर्डर फॉर्म, डिलीवरी नोट और इनवॉइस उसी आधार से बनाए जाते हैं। दस्तावेज़ अपनी सामान्य प्रस्तुति बनाए रखते हैं, लेकिन उनकी सामग्री अब मैनुअल कॉपी पर निर्भर नहीं करती।

यही सरल डैशबोर्ड बनाना भी संभव बनाता है। प्रबंधक को पचास इंडिकेटर की ज़रूरत नहीं है। उसे यह जानना ज़रूरी है कि क्या बेचा गया है, क्या ऑर्डर किया गया है, क्या डिलीवर किया गया है, क्या खरीदना बाकी है और किसे फॉलो-अप करना है। एक अच्छा उपकरण प्रबंधक के निर्णय की जगह नहीं लेता: यह उसे जानकारी फिर से इकट्ठा करने में समय बिताने से बचाता है।

उपकरण हर जगह सुलभ होना चाहिए, बिना जटिल हुए

एक औद्योगिक या वाणिज्यिक SME के लिए, एक वेब ERP एक निर्णायक लाभ प्रस्तुत करता है: जानकारी अब किसी वर्कस्टेशन या स्थानीय फाइल से जुड़ी नहीं है। सेल्सपर्सन अपने फोन से एक अनुमान देखता है। वर्कशॉप प्रबंधक अपने पद से एक ऑर्डर फिर से पाता है। प्रबंधक दूर से गतिविधि का पालन करता है। जानकारी केंद्रीकृत रहती है और हर किसी के अधिकारों के अनुसार सुलभ रहती है।

इसका मतलब यह नहीं है कि एक जटिल मोबाइल ऐप थोपना या इंटरफेस को कई गुना बढ़ाना ज़रूरी है। इसके विपरीत, उपकरण हर उपयोग के अनुकूल है: एक व्यक्ति जो प्राप्ति दर्ज करता है उसे व्यावसायिक प्रबंधन के सभी कार्य देखने की ज़रूरत नहीं है; एक सेल्सपर्सन को कीमत फिर से पाने के लिए उत्पादन विवरण में नेविगेट करने की ज़रूरत नहीं है। इसलिए कस्टमाइज़ेशन सादगी पर भी केंद्रित है। एक स्पष्ट इंटरफेस, कुछ अच्छी तरह सोची गई कार्रवाइयाँ और स्वचालित रूप से बनाए गए दस्तावेज़ एक बहुत पूर्ण लेकिन उपयोग में मुश्किल प्रणाली से अधिक मूल्य लाते हैं।

सतर्कता के बिंदु: डेटा और निरंतरता

एक व्यावसायिक उपकरण जल्दी ही अनिवार्य बन जाता है। यह एक ताकत है, लेकिन एक ज़िम्मेदारी भी है। डेटा को शुरू से सही ढंग से संरचित किया जाना चाहिए: संदर्भ, ग्राहक, आपूर्तिकर्ता, कीमतें, स्टॉक और इतिहास। बैकअप की योजना बनाई जानी चाहिए, परीक्षण किया जाना चाहिए और सुरक्षित किया जाना चाहिए। पहुँच को नियंत्रित किया जाना चाहिए। और कंपनी को यह जानना चाहिए कि अगर वह प्रदाता बदलती है या डेवलपर अब उपलब्ध नहीं है तो अपना डेटा कैसे वापस पाया जाए।

डेवलपर पर निर्भरता एक वास्तविक जोखिम है जब कोई उपकरण बिना डॉक्यूमेंटेशन के बनाया जाता है। इसलिए एक समझने योग्य आर्किटेक्चर, बैकअप प्रक्रियाएँ, न्यूनतम डॉक्यूमेंटेशन और एक ऐसा कार्य जो एक ही व्यक्ति पर निर्भर न हो, की योजना बनानी ज़रूरी है। अच्छा कस्टम समाधान एक रहस्यमय सॉफ्टवेयर नहीं है जिसे केवल उसका निर्माता बनाए रख सकता है: यह कंपनी के अनुकूल एक उपकरण है, लेकिन समय के साथ विकसित होने के लिए पर्याप्त रूप से संरचित है।

कंपनी वास्तव में क्या हासिल करती है

रिटर्न को केवल बचाए गए क्लिकों की संख्या में नहीं मापा जाता। यह हटाए गए दर्ज करने के घंटों, टाली गई गलतियों, बेहतर ट्रैक किए गए ऑर्डर, अधिक विश्वसनीय स्टॉक और ऐसे फॉलो-अप में मापा जाता है जो अब किसी कर्मचारी की याददाश्त पर निर्भर नहीं करते। यह प्रबंधक की उस क्षमता में भी मापा जाता है कि वह कई लोगों से स्थिति फिर से इकट्ठा करने के लिए कहे बिना अपनी गतिविधि देख सके।

सबसे महत्वपूर्ण लाभ अक्सर निरंतरता का होता है। जब जानकारी किसी व्यक्ति के दिमाग के बजाय उपकरण में होती है, तो कंपनी कम नाज़ुक हो जाती है। यह हर चरण में अपने कामकाज को फिर से बनाए बिना भर्ती कर सकती है, हस्तांतरित कर सकती है, सौंप सकती है और बढ़ सकती है।

एक कस्टम ERP का लक्ष्य एक SME को एक बड़े समूह जैसे ही उपकरण देना नहीं है। इसे उसे एक सरल, अधिक विश्वसनीय और अधिक दृश्यमान कामकाज देना चाहिए, वह जिस तरह से वास्तव में काम करती है उसका सम्मान करते हुए। यही दृष्टिकोण है जिसे Atare ने एक कृषि उपकरण व्यापार कंपनी के लिए, फिर अपनी खुद की ज़रूरतों के लिए इस तरह का उपकरण बनाकर लागू किया। हमारे उपकरण →